Huishoudelijk Reglement DBZP 2026-2027

Artikel 1 – Toepassing en verhouding tot de statuten

Dit Huishoudelijk Reglement is van toepassing op de vereniging Dart Bond Zaanstreek-Purmerend, hierna te noemen DBZP.
Dit reglement bevat aanvullende bepalingen over:
a. het lidmaatschap;
b. de inschrijving en ledenadministratie;
c. contributies en overige betalingen;
d. het bestuur en de commissies;
e. de Algemene Ledenvergadering;
f. communicatie en publicaties;
g. privacy en beeld- en geluidsopnamen;
h. overige interne verenigingszaken.
Dit reglement is ondergeschikt aan de wet en de statuten van DBZP.
Wanneer een bepaling uit dit reglement in strijd blijkt te zijn met de wet of de statuten, geldt de betreffende wettelijke of statutaire bepaling.
Wedstrijdtechnische bepalingen worden opgenomen in de afzonderlijke competitie-, beker-, toernooi-, speelgelegenheden- en technische reglementen.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur, tenzij de wet of de statuten de beslissing uitdrukkelijk aan de Algemene Ledenvergadering opdragen.

Artikel 2 – Leden en overige categorieën

DBZP onderscheidt overeenkomstig de statuten:
a. leden;
b. aspirant-leden;
c. begunstigers;
d. leden van verdienste;
e. ereleden.
Leden zijn personen die de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt en het voldoen van de contributie staan ingeschreven bij de DBZP.
Aspirant-leden zijn personen van 12 tot en met 15 jaar die deelnemen aan activiteiten van DBZP.
Aspirant-leden worden in de ledenadministratie van Teambeheer geregistreerd als jeugdlid.
Personen jonger dan 12 jaar kunnen niet als aspirant-lid van DBZP worden ingeschreven.
Aspirant-leden kunnen deelnemen aan competities, toernooien en andere activiteiten voor zover zij voldoen aan de leeftijdsvoorwaarden en overige bepalingen van het betreffende reglement.
Begunstigers zijn personen of organisaties die zich bereid hebben verklaard DBZP financieel of anderszins te ondersteunen.
Begunstigers verkrijgen door hun ondersteuning niet automatisch de rechten die aan een regulier lid zijn verbonden.
Leden van verdienste en ereleden worden benoemd overeenkomstig de statuten en artikel 6 van dit reglement.
Niet-leden kunnen uitsluitend deelnemen aan activiteiten die door DBZP uitdrukkelijk voor niet-leden zijn opengesteld.

Artikel 3 – Toelating en inschrijving

Het bestuur beslist over de toelating van leden, aspirant-leden en begunstigers.
Inschrijving vindt plaats via het door DBZP aangewezen digitale inschrijfsysteem of, wanneer dit niet mogelijk is, op een andere door het bestuur goedgekeurde wijze.
Inschrijving voor de wintercompetitie vindt in beginsel plaats als onderdeel van de inschrijving van een team.
Een individueel lid is niet gekoppeld aan een team dat deelneemt aan de DBZP-competitie en heeft, voor zover de statuten en reglementen niet anders bepalen, dezelfde rechten en verplichtingen als andere leden. Een individueel lidmaatschap geeft niet automatisch recht op deelname aan de teamcompetitie; daarvoor moet de speler volgens de geldende inschrijf- en overschrijvingsregels bij een competitieteam worden ingeschreven.
De captain of een andere namens het team handelende persoon is verantwoordelijk voor het volledig en correct aanleveren van de gegevens van het team en de spelers.
Door inschrijving verklaart de betrokkene kennis te hebben genomen van en zich te houden aan:
a. de statuten;
b. dit Huishoudelijk Reglement;
c. de toepasselijke wedstrijdreglementen;
d. het Tuchtreglement;
e. de Privacyverklaring;
f. besluiten die door de Algemene Ledenvergadering of het bestuur rechtsgeldig zijn genomen.
Voor de inschrijving van een aspirant-lid kan DBZP toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger verlangen.
Het bestuur kan een inschrijving weigeren wanneer:
a. de gegevens onvolledig of aantoonbaar onjuist zijn;
b. de verschuldigde bedragen niet tijdig zijn voldaan;
c. de betrokkene niet aan de toelatingsvoorwaarden voldoet;
d. sprake is van een lopende schorsing of uitsluiting;
e. toelating redelijkerwijs niet van DBZP kan worden verlangd.
Bij niet-toelating tot het lidmaatschap kan de Algemene Ledenvergadering overeenkomstig de statuten alsnog tot toelating besluiten.
Een inschrijving is pas definitief nadat deze door DBZP is geaccepteerd en alle verschuldigde bedragen zijn voldaan.

Artikel 4 – Duur en einde van het lidmaatschap

Het lidmaatschap wordt aangegaan voor ten hoogste één verenigingsjaar.
Het lidmaatschap wordt niet stilzwijgend verlengd.
Voor ieder nieuw verenigingsjaar is een nieuwe inschrijving noodzakelijk.
Het lidmaatschap eindigt op de wijze zoals bepaald in de statuten, waaronder:
a. door overlijden;
b. door opzegging door het lid;
c. door opzegging namens DBZP;
d. door ontzetting uit het lidmaatschap;
e. door het verstrijken van het verenigingsjaar zonder nieuwe inschrijving.
De rechten en verplichtingen van een aspirant-lid of begunstiger kunnen overeenkomstig de statuten door wederzijdse opzegging worden beëindigd.
Wanneer het lidmaatschap gedurende het verenigingsjaar eindigt, blijft de volledige jaarlijkse bijdrage verschuldigd, tenzij het bestuur in een bijzonder geval anders beslist.
Reeds betaalde contributies, inschrijfgelden en andere bijdragen worden na definitieve inschrijving in beginsel niet gerestitueerd.
Het bestuur kan bij aantoonbare bijzondere omstandigheden besluiten tot gehele of gedeeltelijke restitutie.

Artikel 5 – Rechten en verplichtingen

Leden hebben de rechten die hun bij of krachtens de statuten en reglementen zijn toegekend.
Leden zijn verplicht:
a. de statuten, reglementen en rechtsgeldige besluiten van DBZP na te leven;
b. de toepasselijke spel- en wedstrijdregels na te leven;
c. de belangen en goede naam van DBZP en de dartsport niet te schaden;
d. zich sportief en respectvol te gedragen;
e. correcte persoonsgegevens aan DBZP te verstrekken;
f. wijzigingen in persoonsgegevens tijdig door te geven;
g. verschuldigde bedragen tijdig te voldoen;
h. zorgvuldig om te gaan met eigendommen, materialen, digitale accounts en gegevens van DBZP.
Aspirant-leden en begunstigers hebben uitsluitend de rechten en verplichtingen die hun in de statuten, reglementen of afzonderlijke afspraken zijn toegekend.
Een lid of aspirant-lid kan geen aanspraak maken op deelname aan een specifieke competitie, divisie, poule, wedstrijd of activiteit wanneer niet aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan.
Deelname aan activiteiten van DBZP geschiedt voor eigen risico, behoudens aansprakelijkheid die volgens de wet niet kan worden uitgesloten.
Leden en aspirant-leden zijn verplicht aanwijzingen van bestuursleden, wedstrijdleiding, toernooileiding en andere bevoegde functionarissen op te volgen.

Artikel 6 – Leden van verdienste en ereleden

De Algemene Ledenvergadering kan op voorstel van het bestuur of van ten minste tien leden een lid benoemen tot lid van verdienste of erelid.
Een lid van verdienste kan worden benoemd wegens bijzondere en langdurige inzet voor DBZP.
Een erelid kan worden benoemd wegens uitzonderlijke of verregaande verdiensten voor DBZP.
De benoeming geldt voor onbepaalde tijd, tenzij de Algemene Ledenvergadering anders besluit.
Een lid van verdienste betaalt een symbolische jaarlijkse contributie van € 1,00.
Ereleden zijn overeenkomstig de statuten vrijgesteld van de jaarlijkse contributie.
Voor de technische verwerking van de jaarlijkse inschrijving in de inschrijfmodule wordt aan een erelid een symbolisch registratiebedrag van € 0,01 in rekening gebracht.
Het registratiebedrag van € 0,01 geldt niet als contributie, maar uitsluitend als technische betaling die noodzakelijk is om de inschrijving in het gebruikte systeem te kunnen voltooien.
Het bestuur kan aan leden van verdienste en ereleden aanvullende ceremoniële of representatieve rechten toekennen.

Artikel 7 – Teaminschrijving en deelname aan activiteiten

De inschrijving van een team en de bijbehorende spelers vindt digitaal plaats door één namens het team handelende persoon, bij voorkeur de captain.
Een teaminschrijving is pas definitief wanneer:
a. alle verplichte gegevens volledig zijn aangeleverd;
b. de inschrijving tijdig is ontvangen;
c. alle verschuldigde bedragen zijn voldaan;
d. aan de voorwaarden van het betreffende reglement is voldaan;
e. DBZP de inschrijving heeft geaccepteerd.
De uiterste betaaldatum kan gelijk zijn aan de uiterste inschrijfdatum.
Het niet tijdig voldoen van een verschuldigd bedrag kan leiden tot weigering of verval van de inschrijving.
Deelname aan de bekercompetitie is alleen mogelijk voor teams die tevens deelnemen aan de wintercompetitie en zich tijdig voor de bekercompetitie hebben aangemeld.
Deelname aan de zomercompetitie, rankingtoernooien en overige evenementen wordt geregeld in de daarvoor geldende reglementen, tarievenlijsten en aankondigingen.
DBZP kan maxima stellen aan het aantal teams of deelnemers.
Wanneer het maximumaantal inschrijvingen is bereikt, kan DBZP een inschrijving weigeren of op een wachtlijst plaatsen.
Wedstrijdformulieren en overige wedstrijdbescheiden worden via de website of een digitaal systeem beschikbaar gesteld.
Teams zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig beschikbaar hebben van de benodigde wedstrijdbescheiden.

Artikel 8 – Contributies, tarieven en betalingen

De jaarlijkse contributie en andere structurele bijdragen worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering.
Voor het seizoen 2026-2027 gelden de volgende jaarlijkse lidmaatschapstarieven:
a. regulier lid vanaf 16 jaar: € 22,50;
b. aspirant-lid of jeugdlid van 12 tot en met 15 jaar: € 12,50;
c. lid van verdienste: € 1,00;
d. erelid: vrijgesteld van contributie, met een technisch registratiebedrag van € 0,01.
DBZP publiceert de actuele contributies, inschrijfgelden, deelnamekosten, borgbedragen en administratieve kosten in een afzonderlijke Tarievenlijst.
Voor verschillende categorieën leden, competities, toernooien of activiteiten kunnen verschillende tarieven gelden.
Het bestuur kan in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van een betalingsverplichting verlenen, voor zover dit niet in strijd is met een besluit van de Algemene Ledenvergadering.
Betalingen worden verricht via de door DBZP aangewezen betaalmogelijkheden.
Contante betalingen worden alleen geaccepteerd wanneer DBZP dit bij een activiteit uitdrukkelijk toestaat.
Een betaling geldt als voldaan zodra het verschuldigde bedrag door DBZP is ontvangen of door de gebruikte betaaldienst als geslaagd is bevestigd.
Administratieve mutaties waarvoor een bedrag verschuldigd is, worden pas verwerkt nadat de betaling is ontvangen.
Deelname aan een activiteit kan worden geweigerd of opgeschort wanneer een verschuldigd bedrag niet tijdig is betaald.
Openstaande bedragen kunnen worden verrekend met bedragen die de betrokkene van DBZP tegoed heeft.

Artikel 9 – Administratieve wijzigingen en overschrijvingen

Wijzigingen in naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres of andere relevante persoonsgegevens moeten zo spoedig mogelijk worden doorgegeven of in het daarvoor bestemde digitale systeem worden aangepast.
De captain is verantwoordelijk voor het actueel houden van de teamgegevens en de contactgegevens van de captain, reservecaptain en spelers binnen het team.
Voor een wijziging van captain, reservecaptain, vaste thuisspeelavond of speelgelegenheid worden geen administratieve kosten in rekening gebracht.
Voor een overschrijving van een speler naar een ander team tijdens een lopend seizoen is een bedrag van € 5,00 verschuldigd.
Een overschrijving wordt pas verwerkt nadat:
a. het verzoek volledig is ingediend;
b. aan de voorwaarden van het toepasselijke competitiereglement is voldaan;
c. het verschuldigde bedrag door DBZP is ontvangen;
d. DBZP de overschrijving heeft bevestigd.
Een speler is pas speelgerechtigd voor het nieuwe team nadat de overschrijving door DBZP is verwerkt en bevestigd.
DBZP kan een administratieve wijziging weigeren wanneer deze:
a. in strijd is met een reglement;
b. onvolledig is aangevraagd;
c. niet tijdig is aangevraagd;
d. een lopende competitie op onaanvaardbare wijze beïnvloedt.
De wedstrijdtechnische voorwaarden voor overschrijvingen worden opgenomen in het betreffende competitiereglement.

Artikel 10 – Algemene Ledenvergadering

De bevoegdheden, bijeenroeping, toegang en besluitvorming van de Algemene Ledenvergadering worden in de eerste plaats geregeld door de statuten.
Toegang tot de Algemene Ledenvergadering hebben:
a. alle niet-geschorste leden;
b. aspirant-leden;
c. begunstigers;
d. een eventueel bestuurslid dat geen lid van DBZP is;
e. ereleden.
Een geschorst lid heeft toegang tot de vergadering waarin het besluit tot zijn of haar schorsing wordt behandeld en heeft tijdens die behandeling het recht het woord te voeren.
Over de toelating van andere personen beslist de Algemene Ledenvergadering.
Alleen niet-geschorste leden hebben stemrecht.
Ieder stemgerechtigd lid heeft één stem.
Een bestuurslid dat geen lid van DBZP is, heeft een raadgevende stem.
Aspirant-leden en begunstigers hebben geen stemrecht.
Een stemgerechtigd lid kan zijn of haar stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander stemgerechtigd lid laten uitbrengen.
De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering wordt gehouden binnen de statutair vastgestelde termijn.
De agenda bevat in ieder geval, voor zover van toepassing:

a. opening;
b. vaststelling van de agenda;
c. vaststelling van de notulen van de vorige vergadering;
d. ingekomen stukken;
e. jaarverslag van het bestuur;
f. financieel verslag;
g. verslag van de kascommissie;
h. decharge van het bestuur;
i. vaststelling van contributies en tarieven;
j. vaststelling van de begroting;
k. verkiezing of benoeming van bestuurs- en commissieleden;
l. reglementsvoorstellen;
m. rondvraag;
n. sluiting.

Stemming over personen geschiedt schriftelijk, tenzij de vergadering unaniem met een andere wijze instemt.
Stemming over zaken geschiedt in beginsel mondeling of door handopsteking, tenzij de voorzitter of de vergadering een schriftelijke stemming verlangt.
Blanco stemmen worden beschouwd als niet uitgebracht.
Wanneer uit een stembriefje niet duidelijk blijkt welke keuze is gemaakt, wordt de stem ongeldig verklaard.
Voorstellen worden aangenomen met de volgens de wet of statuten vereiste meerderheid.
Van de vergadering worden notulen gemaakt.
De vastgestelde notulen worden via de website of een ander officieel communicatiekanaal aan de leden beschikbaar gesteld.

Artikel 11 – Bestuur en dagelijks bestuur

Het algemeen bestuur bestaat uit ten minste drie personen.
Bestuursleden worden benoemd, geschorst en ontslagen overeenkomstig de statuten.
Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een dagelijks bestuur aan dat bestaat uit:
a. de voorzitter;
b. de secretaris;
c. de penningmeester.
De taak van het dagelijks bestuur wordt door het algemeen bestuur bepaald.
Het dagelijks bestuur behandelt in het bijzonder aangelegenheden die geen uitstel dulden of die door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur zijn gedelegeerd.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering volledig over verrichte werkzaamheden en genomen besluiten.
Het bestuur kan aanvullende bestuursfuncties instellen, waaronder functies op het gebied van:
a. wedstrijdzaken;
b. toernooizaken;
c. communicatie;
d. techniek;
e. sponsoring;
f. vrijwilligers;
g. algemene ondersteuning.
Het bestuur kan onderdelen van zijn werkzaamheden laten uitvoeren door commissies, werkgroepen, vrijwilligers of externe deskundigen.
Het bestuur blijft verantwoordelijk voor werkzaamheden die onder zijn verantwoordelijkheid worden uitgevoerd.

Artikel 12 – Bestuursfuncties

Voorzitter

De voorzitter:
a. leidt bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen;
b. opent en sluit vergaderingen en discussies;
c. bewaakt de orde en voortgang;
d. ziet toe op de uitvoering van besluiten;
e. vertegenwoordigt DBZP bij officiële gelegenheden;
f. kan een deelnemer bij ernstig of herhaald wangedrag het verdere bijwonen van een vergadering ontzeggen.
Wanneer ten minste twee derde van de aanwezige stemgerechtigde leden verlangt dat een gesloten discussie wordt heropend, geeft de voorzitter hieraan gehoor.

Secretaris

De secretaris:
a. verzorgt of coördineert de algemene correspondentie;
b. bereidt samen met de voorzitter vergaderingen voor;
c. stelt agenda’s en notulen op of ziet toe op de totstandkoming daarvan;
d. beheert het bestuurlijke archief;
e. bewaakt officiële termijnen en bekendmakingen;
f. verzorgt of coördineert de ledencommunicatie;
g. is het eerste bestuurlijke aanspreekpunt voor privacyzaken, tenzij het bestuur een andere functionaris aanwijst.

Penningmeester

De penningmeester:
a. beheert de financiële middelen en administratie van DBZP;
b. int contributies, inschrijfgelden en overige vorderingen;
c. verricht betalingen overeenkomstig bestuursbesluiten en begroting;
d. stelt het financiële jaarverslag en de begroting op;
e. verstrekt de kascommissie alle benodigde informatie;
f. rapporteert periodiek aan het bestuur over de financiële positie;
g. draagt bij functiewisseling zorg voor een volledige en controleerbare overdracht.
Bij wisseling van penningmeester tijdens het boekjaar blijft de aftredende penningmeester verantwoordelijk voor een correcte overdracht van het deel van de administratie dat tijdens zijn of haar functietermijn is gevoerd.

Overige bestuursleden

Overige bestuursleden:
a. voeren de aan hen toegewezen portefeuilles uit;
b. ondersteunen de overige bestuursleden;
c. dragen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor het functioneren van het bestuur;
d. voeren besluiten van het bestuur en de Algemene Ledenvergadering uit;
e. rapporteren over hun werkzaamheden aan het bestuur.

Artikel 13 – Ondersteuning van het bestuur

Het bestuur kan personen belasten met het ondersteunen of uitvoeren van één of meerdere bestuurstaken.
Ondersteunende functies kunnen onder andere betrekking hebben op:
a. wedstrijdsecretariaat en competitiebeheer;
b. ledenadministratie;
c. toernooiorganisatie;
d. website- en systeembeheer;
e. communicatie en sociale media;
f. sponsoring;
g. baancontrole en technische zaken;
h. overige verenigingsactiviteiten.
Het bestuur bepaalt de taak, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een ondersteunende functionaris.
Ondersteunende functionarissen leggen over hun werkzaamheden verantwoording af aan het bestuur.
Ondersteunende functionarissen hebben geen bestuurlijke beslissingsbevoegdheid, tenzij deze bevoegdheid uitdrukkelijk en rechtsgeldig aan hen is toegekend.
Personen met toegang tot persoonsgegevens, financiële gegevens of andere vertrouwelijke informatie zijn verplicht hiermee zorgvuldig en vertrouwelijk om te gaan.

Artikel 14 – Bestuursvergaderingen en bestuursbesluiten

Het bestuur vergadert zo vaak als noodzakelijk en ten minste viermaal per verenigingsjaar.
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter of op verzoek van ten minste drie bestuursleden.
Het bestuur kan leden, vrijwilligers, commissieleden, deskundigen of andere betrokkenen uitnodigen om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen.
Uitgenodigde niet-bestuursleden hebben geen stemrecht.
Voor het nemen van rechtsgeldige besluiten moet ten minste de meerderheid van de zittende bestuursleden aan de besluitvorming deelnemen.
Ieder bestuurslid heeft één stem.
Besluitvorming vindt in beginsel mondeling plaats, tenzij een bestuurslid een schriftelijke of digitale stemming verlangt.
Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter beslissend, voor zover de statuten niet anders bepalen.
Het bestuur kan ook buiten een vergadering schriftelijk of digitaal besluiten nemen, mits alle bestuursleden de gelegenheid hebben gekregen aan de besluitvorming deel te nemen.
Besluiten en belangrijke overwegingen worden vastgelegd in de notulen of een besluitenlijst.
Een bestuurslid neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming wanneer sprake is van een direct persoonlijk belang dat tegenstrijdig is met het belang van DBZP.

Artikel 15 – Commissies en werkgroepen

DBZP kent in ieder geval:
a. een kascommissie;
b. een tuchtcommissie.
Het bestuur kan daarnaast commissies of werkgroepen instellen voor onder andere:
a. wedstrijdzaken;
b. toernooien;
c. baancontrole en technische zaken;
d. speelgelegenheden en uitbaters;
e. communicatie en website;
f. sponsoring;
g. evenementen;
h. overige verenigingsactiviteiten.

Kascommissie

De kascommissie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering uit de leden benoemd.
De kascommissie bestaat uit ten minste twee personen die geen deel uitmaken van het bestuur.
De kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt verslag uit aan de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur verstrekt de kascommissie alle gevraagde informatie en geeft inzage in de financiële administratie, bankrekeningen, kasmiddelen en relevante documenten.
De kascommissie kan zich, wanneer bijzondere deskundigheid nodig is, laten bijstaan door een deskundige.

Tuchtcommissie

De tuchtcommissie wordt benoemd en functioneert overeenkomstig het Tuchtreglement.
De tuchtcommissie behandelt beroepen tegen door het bestuur opgelegde sancties.
De samenstelling, benoemingsduur, werkwijze en besluitvorming van de tuchtcommissie worden geregeld in het Tuchtreglement.

Uitbaterscommissie

De uitbaterscommissie adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd over:

a. de samenwerking met speelgelegenheden;
b. competitie- en toernooizaken die speelgelegenheden rechtstreeks aangaan;
c. praktische en organisatorische omstandigheden bij aangesloten locaties.

De uitbaterscommissie bestaat uit vertegenwoordigers van aangesloten speelgelegenheden.
De uitbaterscommissie vergadert in beginsel ten minste tweemaal per seizoen.

Overige bepalingen

Het bestuur bepaalt bij instelling van een commissie of werkgroep:

a. de taak;
b. de bevoegdheden;
c. de samenstelling;
d. de benoemingsduur;
e. de rapportageverplichtingen;
f. het eventuele beschikbare budget.

Commissies en werkgroepen handelen onder verantwoordelijkheid van het bestuur, tenzij de statuten of een afzonderlijk reglement anders bepalen.
Commissieleden en ondersteunende vrijwilligers gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.

Artikel 16 – Vergoedingen en gemaakte kosten

Bestuursleden, commissieleden en andere vrijwilligers kunnen een vergoeding ontvangen voor aantoonbaar gemaakte en noodzakelijke kosten.
Kosten worden alleen vergoed wanneer:
a. deze verband houden met werkzaamheden voor DBZP;
b. de kosten vooraf zijn goedgekeurd of binnen vastgesteld beleid vallen;
c. een betaalbewijs of andere controleerbare onderbouwing wordt aangeleverd.
Het bestuur kan per verenigingsjaar een vrijwilligersvergoeding vaststellen binnen de geldende wettelijke en fiscale kaders.
Het bestuur kan beleidsregels vaststellen voor:
a. vrijwilligersvergoedingen;
b. reiskosten;
c. aanschaf van materialen;
d. telefoon-, software- en administratiekosten;
e. overige functionele uitgaven.
Een vrijwilliger, commissie of ondersteunende functionaris kan zonder voorafgaande toestemming geen financiële verplichtingen namens DBZP aangaan.
Vergoedingen worden niet verstrekt wanneer de gemaakte kosten reeds op een andere wijze zijn vergoed.

Artikel 17 – Geldmiddelen, uitgaven en sponsoring

De inkomsten van DBZP kunnen onder andere bestaan uit:
a. contributies;
b. inschrijfgelden;
c. ontvangsten uit competities en toernooien;
d. sponsorinkomsten;
e. schenkingen;
f. subsidies;
g. opbrengsten uit activiteiten;
h. overige rechtmatige inkomsten.
Sponsorafspraken worden schriftelijk vastgelegd wanneer de aard, duur of financiële omvang dit noodzakelijk maakt.
In een sponsorovereenkomst worden in ieder geval het sponsorbedrag, de looptijd en de overeengekomen tegenprestaties opgenomen.
Voor een uitgave van meer dan € 200,00 is voorafgaande toestemming van de penningmeester noodzakelijk.
Voor een niet reeds afzonderlijk in de begroting goedgekeurde uitgave van meer dan € 500,00 is voorafgaande toestemming van de meerderheid van het bestuur noodzakelijk.
Het opsplitsen van een uitgave met als doel de genoemde goedkeuringsgrenzen te omzeilen is niet toegestaan.
Voor rechtshandelingen waarvoor volgens de wet of de statuten toestemming van de Algemene Ledenvergadering nodig is, kan het bestuur niet zelfstandig besluiten.
De penningmeester draagt zorg voor een controleerbare financiële administratie.
De financiële administratie en de daarvoor relevante documenten worden bewaard gedurende de wettelijke of statutaire bewaartermijn.

Artikel 18 – Publicaties en officiële communicatie

DBZP beheert een officiële website en kan daarnaast gebruikmaken van:
a. e-mail;
b. sociale media;
c. nieuwsbrieven;
d. drukwerk;
e. berichtenapps;
f. digitale leden- en wedstrijdsystemen.
De website geldt als een officieel publicatiekanaal voor reglementen, besluiten, agenda’s, wedstrijdinformatie en verenigingsnieuws.
Het bestuur bepaalt welke informatie via welke kanalen wordt verspreid.
De beheerder van de website draagt zorg voor het actueel houden van de website en publiceert de door het bestuur aangewezen besluiten en mededelingen.
Officiële communicatie aan teams kan worden verzonden aan de captain en reservecaptain.
De captain is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van relevante informatie aan de overige teamleden.
Informatie die via het geregistreerde e-mailadres, de captainstool of een ander aangewezen digitaal systeem is verzonden, wordt geacht aan de geadresseerde te zijn meegedeeld.
Leden en captains zijn zelf verantwoordelijk voor het actueel houden en regelmatig controleren van hun contactgegevens en digitale berichten.
Publicaties van DBZP zijn onder voorbehoud van kennelijke schrijf-, reken- en invoerfouten.
Het bestuur kan een kennelijke fout in een publicatie corrigeren zonder dat daarvoor een afzonderlijk besluit van de Algemene Ledenvergadering nodig is.

Artikel 19 – Privacy, beeld- en geluidsopnamen

DBZP verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de geldende privacywetgeving en de Privacyverklaring van DBZP.
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die verband houden met:
a. het lidmaatschap;
b. de ledenadministratie;
c. de organisatie van competities, toernooien en evenementen;
d. communicatie;
e. financiële administratie;
f. de overige belangen en activiteiten van de vereniging.
Leden, aspirant-leden, vrijwilligers en functionarissen zijn verplicht zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens waartoe zij door hun functie of deelname toegang krijgen.
Contactgegevens uit afgeschermde systemen mogen uitsluitend worden gebruikt voor DBZP-gerelateerde doeleinden.
Het zonder geldige reden delen, publiceren of commercieel gebruiken van persoonsgegevens van andere betrokkenen is niet toegestaan.
DBZP mag tijdens wedstrijden, toernooien, vergaderingen, prijsuitreikingen en andere door of namens DBZP georganiseerde activiteiten foto-, video- en geluidsopnamen maken.
DBZP mag deze opnamen onder andere gebruiken voor:
a. verslaglegging;
b. promotie;
c. wedstrijdregistratie;
d. publicatie of uitzending van wedstrijden;
e. livestreams of latere uitzendingen;
f. archivering;
g. communicatie via de website, sociale media, nieuwsbrieven en andere communicatiekanalen.
Een speler, lid, aspirant-lid, vrijwilliger of andere deelnemer die bezwaar heeft tegen het herkenbaar maken of publiceren van beeld- of geluidsopnamen waarop die persoon voorkomt, moet dit uitdrukkelijk en schriftelijk aan DBZP melden.
DBZP houdt na ontvangst van een schriftelijk bezwaar bij toekomstige opnamen en publicaties zoveel mogelijk rekening met dit bezwaar.
Bij reeds gepubliceerd materiaal beoordeelt DBZP na ontvangst van een bezwaar of verwijdering of aanpassing redelijkerwijs mogelijk en noodzakelijk is.
Een bezwaar tegen herkenbare publicatie verhindert niet dat DBZP noodzakelijke wedstrijdtechnische registraties, uitslagen, namen, statistieken of administratieve gegevens verwerkt.
Voor gerichte portretten, persoonlijke interviews of producties waarin één persoon nadrukkelijk het hoofdonderwerp vormt, kan DBZP afzonderlijke toestemming vragen.
Bij aspirant-leden en andere minderjarige deelnemers wordt extra terughoudend omgegaan met individueel gerichte en herkenbare publicaties.
DBZP kan voor gerichte opnamen van minderjarigen toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger verlangen.
De verdere verwerking, beveiliging, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen worden uitgewerkt in de Privacyverklaring.

Artikel 20 – Overtredingen, sancties en beroep

Handelen of nalaten in strijd met de statuten, reglementen, besluiten of belangen van DBZP kan aanleiding geven tot een sanctie.
Sancties kunnen worden opgelegd aan:
a. individuele spelers;
b. leden;
c. aspirant-leden;
d. teams;
e. andere personen die onder verantwoordelijkheid van DBZP aan activiteiten deelnemen.
Mogelijke sancties zijn onder andere:
a. waarschuwing;
b. berisping;
c. boete of administratiekosten;
d. puntenaftrek;
e. schorsing;
f. uitsluiting van wedstrijden of evenementen;
g. ontzetting uit het lidmaatschap;
h. een andere passende maatregel.
Wanneer een specifiek reglement reeds in een sanctie voorziet, wordt die bepaling in beginsel toegepast.
Het bestuur behandelt overige overtredingen overeenkomstig de statuten en het Tuchtreglement.
Een besluit tot sanctie wordt gemotiveerd en schriftelijk aan de betrokkene meegedeeld.
Tegen een sanctie kan beroep worden ingesteld op de wijze en binnen de termijn zoals bepaald in het Tuchtreglement en de statuten.
De tuchtcommissie behandelt beroepen overeenkomstig het Tuchtreglement.

Artikel 21 – Reglementen en onderlinge verhouding

Naast dit Huishoudelijk Reglement kan DBZP onder andere de volgende reglementen en beleidsdocumenten vaststellen:
a. Wintercompetitiereglement;
b. Bekercompetitiereglement;
c. Zomercompetitiereglement;
d. Rankingreglement;
e. Speelgelegenhedenreglement;
f. Technisch Reglement;
g. Tuchtreglement;
h. Privacyverklaring;
i. Tarievenlijst;
j. overige wedstrijd- en evenementenreglementen.
De wet en de statuten gaan te allen tijde voor op dit reglement en de overige reglementen van DBZP.
Dit Huishoudelijk Reglement bevat de algemene interne regels van de vereniging.
Een specifiek wedstrijd- of evenementenreglement bevat de regels die uitsluitend op de betreffende competitie, het toernooi of evenement van toepassing zijn.
Bij een verschil tussen een algemene en een specifieke wedstrijdregel geldt de specifieke wedstrijdregel, voor zover deze niet in strijd is met de wet, de statuten of een besluit van de Algemene Ledenvergadering.
De Algemene Ledenvergadering stelt reglementen vast wanneer de statuten, een eerder besluit of de aard van de regeling dit vereisen.
Het bestuur kan uitvoeringsregels, handleidingen en praktische instructies vaststellen, voor zover deze geen inhoudelijke wijziging vormen van een door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld reglement.
De geldende versies van de reglementen worden via de website gepubliceerd.

Artikel 22 – Slotbepalingen

Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking bij aanvang van het seizoen 2026-2027.
Met de inwerkingtreding van dit reglement vervalt het voorgaande Huishoudelijk Reglement.
Het bestuur kan kennelijke schrijf-, taal-, nummerings- en verwijzingsfouten herstellen, mits daarmee geen inhoudelijke wijziging wordt aangebracht.
Inhoudelijke wijzigingen van dit reglement worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur met inachtneming van de wet en de statuten.

Huishoudelijk reglement